Тайм-менеджмент: поради від Паші Целуйко

У кожного, хто працює над проєктом чи керує командою, були дні з неймовірною кількістю задач. Це саме той момент, коли ти жалкуєш, що у добі всього лише 24 години. Паша Целуйко — CEO Merge і Merge Academy, зібрав поради щодо ефективного тайм-менеджменту за власним досвідом.

«Перша проблема — постійний стрес та відсутність концентрації на одній задачі. Натомість, ми постійно відволікаємося на чати, повідомлення в соцмережах і інші задачі. Відкрию секрет: списки справ і програми не допомагають (принаймні, мені). Спочатку ти витрачаєш багато часу, щоб сформувати перелік задач, а потім просто забуваєш про це і здається, що результату немає.

Тож як зламати це прокляття та почати ефективніше розпоряджатися своїм часом?

Крок 1. Налаштуй свій календар.

Я вважаю, що простий календар є найпотужнішим інструментом керування часом і задачами. Коли ти зрозумієш особливості користування — він стане твоїм найкращим другом. Я переглянув десятки додатків для справ і можу впевненістю сказати, що календар пропонує тобі усе, що потрібно для організації дня. Але потрібно знати, як ним користуватися:

Розподіли події за типом.

Переглянь свій календар і щотижневі завдання та відсортуй їх за категоріями. Оптимально використовувати до п’яти. Наприклад:

• бізнес;
• проєкти;
• керування командою;
• особисте;
• навчання.

Вибери колір для кожного типу. Тоді, просто глянув на свій календар, отримаєш чітке уявлення про наступний тиждень.

Плануй повторювані події.

Це досить очевидно, і більшість людей планують повторювані події, але я пропоную також згрупувати їх. Наприклад, у тебе є кілька щотижневих зустрічей зі своєю командою. Не розтягуй їх на весь тиждень, а краще постав у розкладі протягом дня чи двох. Таким чином ти матимеш кращий огляд того, що відбувається з бізнесом чи проєктом.

Призначай не більше чотирьох зустрічей на день.

Звісно, що це залежить від ситуації. Але твій мозок — не машина. Треба закладати час на відпочинок між зустрічами, трохи охолонути і ще час на підготовку до наступного мітингу.

Формуй звички.

Так, календар допомагає і в цьому. Наприклад, ти ставиш ціль прочитати книжку за певний період часу або почати бігати. Тоді почни зі створення повторювальної події в календарі. Коли у тебе в розкладі буде зазначено час на цю справу — набагато складніше її перенести чи уникнути. За декілька тижнів уже з’явиться звичка і ти побачиш перші результати.

Крок 2. Делегування, а не мікроменеджмент.

Управління компанією спокусливо для кожного CEO. Так зазвичай буває спочатку. Але чим більше масштабується ваша компанія, тим менше потрібно керувати кожним співробітником.

Створюй команди навколо потенційних клієнтів і призначай їх на проєкти. Організуй щотижневі зустрічі з керівниками команд, щоб вони тримали тебе у курсі подій. Пам’ятай: наймати людей треба для того, щоб зменшити навантаження, а не навпаки.

Мікроменеджмент не принесе користі твоїм співробітникам. Їм потрібно навчитися брати на себе відповідальність у прийнятті рішень і прокачувати лідерські навички. Вони також повинні робити помилки, щоб вчитися на них. Роль CEO тут полягає в тому, щоб наставляти та направляти їх.

Крок 3. Не відволікайся

Так, я знаю, що це дуже складно. Ми проводимо надто багато часу у соціальних мережах, новинах та спілкуючись один з одним у Slack. Мені подобається, що коли плануєш події в календарі, вона допомагає тобі зосередитися і майже відрубає від зовнішнього світу. Ти розумієш, що кожне відволікання розтягне цю задачу на години і буде тормозити прогрес. Саме через відволікання наприкінці дня ми відчуваємо, що не досягли жодного прогресу дивуємось, куди подівся весь час.

Порада наостанок: зосередься на важливому.

Пам’ятай, що твій час є найціннішим у світі. З усіх планів і заходів завжди варто вибирати ті, які принесуть тобі найбільше користі. Якщо робиш щось, що не приносить задоволення — відмовляйся від цього. Це стосується навіть людей. Якщо спілкування з кимось не приносить тобі задоволення — чи ти дійсно хочеш витрачати на це час?»